Tehokas hankinta on viisautta

Kustannustehokkuutta voi saada aikaan säästökivien kääntämisen sijaan organisaation sisäisiä prosesseja tarkastelemalla esim. tehostamalla hankintaa.

Olemme viime aikoina saaneet usein lukea, niin yksityisten yritysten, kuin valtion, kuntien ja kaupunkien, mutta erityisesti hyvinvointialueiden ja heidän omistamien yhtiöiden talouden madonluvuista. Niin tilinpäätökset, kuin tulevien vuosien talousarviot näyttävät yhtä harmailta kuin juuri ukkosta nostava kesäinen myrskypilvi ja säästöjä etsitään joka puolella Suomea kääntämällä kaikki pienimmätkin kivet.

Yllättävän harvoin kuitenkaan säästöjen etsinnän yhteydessä edes mainitaan, että organisaatiossa olisi edes tunnistettu mahdollisuuksia tai käynnistetty työtä saavuttaa tavoiteltu kustannushyöty tehostamalla organisaation sisäisiä prosesseja esim. tehostamalla hankintaa. Säästökivien kääntäminenhän tarkoittaa pääsääntöisesti lopulta aina tavalla tai toisella olemassaolevan tuotteen tai palvelun laadun heikkenemistä tai vähintään palvelutason laskua. Eli juuri päinvastoin kuin sisäisten prosessien tehostaminen!

Vaikka hankintaprosessien tehostaminen tuottaa lopulta myös tavoiteltua kustannushyötyä, ei kyseessä ole säästötoimi. Organisaation prosessien tehostamisen ei tulisi näkyä epäselvinä prosesseina ja vastuina, henkilökunnan työmäärän kasvuna, laadun ja palvelutason laskuna eikä kustannusten ja riskien kasvuna, vaan juurikin päinvastoin. Eli mitä tehokkaammin hankitaan, sitä parempaa laatua pukkaa tulemaan ja organisaatiolle jää enemmän rahaa niin sanotusti viivan alle. Yksinkertaista, eikö?

Sopimukseton ostaminen on pääsääntöisesti ylikallista, nostaa organisaation riskejä ja kasvattaa työmäärää.

Hankinnan keskittäminen ja isommissa kokonaisuuksissa kilpailuttaminen alentaa todennäköisesti ylikalliita suoria yksikköhintoja. Sopimuksella voidaan vaikuttaa alentavasti yksikköhintojen lisäksi myös ostamisen piilokustannuksiin esim. toimitus-, käsittely- tai laskutuslisien määrään ja suuruuteen. Suuri mätien omenoiden määrä kasvattaa myös henkilökunnan työn määrää jokaisessa hankintaprosessin eri vaiheessa monella ei tavalla nostaen samalla ostamiseen liittyviä näkymättömiä kustannuksia esim. tilaukseen, laskutukseen, toimitukseen, vastaanottoon, mahdolliseen varastointiin, henkilökunnan koulutukseen ja valvontaan liittyen.

Sopimuksen laadinta eli mätien omenoiden karsinta alentaa suorien- ja piilokustannusten ja työnmäärän laskun ohella myös organisaation operatiivisia, toiminnallisia ja strategisia riskejä, koska sopimuksen avulla voidaan mm. ennakoida ja hallita tulevia hinnankorotuksia, varmistua tuotteiden- ja palvelujen vähimmäislaadusta, parantaa toimitusvarmuutta ja sopia mahdollisista sanktioista.

Mitä useammalle toimittajalle organisaation tehoton hankinta hajautuu ja mitä enemmän sopimuksettomia mätiä omenoita on joukossa, niin sitä

• enemmän toimittajia ostoreskontraan tulee perustaa ja tietoja ylläpitää
• enemmän ostotilauksia tulee käsitellä ja sitä pienempiä yksittäiset ostotilaukset ovat
• enemmän syntyy asiatarkastettavia, hyväksyttäviä ja tiliöitäviä ostolaskuja sekä muita työtä lisääviä ja kustannuksia aiheuttavia kirjanpidollisia tiliöintivientejä
• suurempi on toimittajankin tekemä työmäärä ja toimittajan suoraan tilausmäärästä johtuvat laskuihin lisäämät erilaiset toimitus-, käsittely- ja laskutuslisät
• suuremmat ovat myös tilaajan sisäiset prosessikustannukset liittyen mahdolliseen tuotteiden noutamiseen ja kuljetukseen, mutta vähintään tuotteiden vastaanottoon, varastointiin ja edelleen lähettämiseen sekä erilaisten tuotekorvaavuuksien käsittelyyn liittyen
• suuremmat ovat tuotteiden ja laitteiden turvalliseen käyttöön liittyvät tilaajan koekäyttökustannukset ja henkilökunnan koulutus- ja osaamisen ylläpitoon liittyvät kustannukset
• suuremmat ovat palvelujen ostossa erilaisten palveluntuottajien lupien, pätevyyksien ja palvelun laadun tarkastamiseen ja ylipäätään sopimuksen elinkaaren seurantaan, valvontaan ja raportointiin liittyvät kustannukset
• haastavampaa on seurata ja valvoa tuotteiden tai palvelujen laatua, hallita toimitusvarmuutta tai ennakoida vuosittain tehtäviä hinnanmuutoksia

Voidaan kokonaisuudessaan siis todeta, että hankinnan tehostaminen on viisautta! 

Mikäli sinua kiinnostaisi saada selville ostojesi mädät omenat, tutustu tarjoamiini ostojen analyysipalveluihin 

Olipa organisaatiosi millainen ja minkä kokoinen tahansa, niin uskon, että tämä haaste on kaikilla yhteinen. Uskon, että aina on mahdollista kehittää hankintaprosesseja kohti tehokkaampaa hankintaa tavalla tai toisella. Otattehan yhteyttä, niin tarkastellaan prosessejanne ja tunnistetaan yhdessä parhaat työkalut, jotka mahdollistaisivat hankinnan tehostamisen!