Ostoanalyysin edut tarkemmassa ostamisen spenditarkastelussa
Julkisten hankintojen toimintaympäristö on muuttunut nopeasti ja myllerrys näyttää vaan jatkuvan. Kesällä voimaantulleen hankintalain muutosten toimeenpano on monessa organisaatiossa vielä kesken, ja samalla hallitus on antanut eduskunnalle hallituksen esityksen VM/2026/76 laiksi hankintatietovarannosta. Tavoitteena on koota julkisia hankintoja ja ostoja koskevaa tietoa yhteen kansalliseen tietovarantoon. Hallituksen esitys VM/2026/76 – Valtiovarainministeriö
Yksi asia näyttää kuitenkin varmalta: hankintatiedon määrä, läpinäkyvyys ja hyödyntäminen tulevat lisääntymään merkittävästi.
Nyt onkin erinomainen hetki valmistautua tulevaan.
Mitä hankintatietovaranto tarkoittaa?
Hankintatietovarannon tarkoituksena on koota julkisia hankintoja ja ostoja koskevia tietoja vertailukelpoiseen muotoon. Käytännössä hankintayksiköiden ostolaskutietoja yhdistetään muun muassa HILMAssa julkaistuihin hankintatietoihin ja tietoja tullaan julkaisemaan Tutkihallintoa.fi-palvelussa.
Lain tullessa voimaan valtion virastojen ja laitosten tulee julkistaa tietonsa jo 1.5.2027 lukien ja hyvinvointialueiden ja kuntien 1.1.2028 lukien.
Pidän uudistusta erittäin tervetulleena. Julkisten varojen käytön parempi näkyvyys on askel oikeaan suuntaan, vaikka samalla uudistus tuo organisaatioille uusia velvoitteita aineistojen tuottamiseen, tiedon laatuun ja tietojärjestelmien kehittämiseen.
Kun ostolaskutiedot yhdistetään kilpailutustietoihin, saadaan näkyväksi esimerkiksi:
- miten ostot jakautuvat eri toimittajille
- kuinka paljon hankintoja tehdään julkisten kilpailutusten perusteella
- miten hankintakäytännöt eroavat organisaatioiden välillä
Tämä lisää väistämättä kiinnostusta organisaatioiden omaa ostodataa kohtaan.
Ostoanalyysin edut tarkemmassa ostamisen spenditarkastelussa
Vaikka hankintatietovaranto tarjoaa arvokasta tietoa, se ei yksin kerro kaikkea organisaation ostamisesta.
Hankintatietovaranto kertoo, keneltä on ostettu ja kuinka paljon.
Mutta kertooko se, mistä poikkeamat, riskit ja säästömahdollisuudet syntyvät?
- onko ostettu hyvin?
- oliko hankinnalle sopimus?
- ostetaanko samaa palvelua usealta toimittajalta?
- ovatko sopimustiedot ajan tasalla?
- missä organisaation osassa ongelma syntyy
- missä piilevät suurimmat säästöpotentiaalit?
- mitä ostodatasta löytyy ennen kuin tiedot ovat julkisesti tarkasteltavissa?
Juuri näihin kysymyksiin pyrkii vastaamaan Kaisaparin Ostoanalyysi.
Miksi hankintatietovaranto ei yksin riitä johtamisen työkaluksi?
Läpinäkyvyyden lisääntyessä kasvaa myös tarve ymmärtää omaa ostodataa entistä paremmin. Mielestäni hankintatietovarannon merkittävin vaikutus ei ole tietojen julkaiseminen, vaan se, että organisaatioiden on jatkossa entistä tärkeämpää tunnistaa virheelliset sopimustiedot, sopimukseton ostaminen sekä muut ostamisen poikkeamat ja kehityskohteet jo ennen tietojen julkistamista.
Hankintatietovaranto hyödyntää ostolaskutietoja ja kilpailutustietoja. Ostoanalyysi hyödyntää samaa ostolaskudataa, mutta yhdistää sen lisäksi myös organisaatiohierarkiaan, kustannuspaikkoihin ja organisaation kaikkiin sopimuksiin, myös pienhankinta- ja suorahankintasopimuksiin. Tämän vuoksi Ostoanalyysi ei tarkastele pelkästään kilpailutuksia, vaan koko organisaation ostamista.
Ostoanalyysin avulla voidaan tunnistaa esimerkiksi:
- sopimukseton ostaminen
- virheelliset sopimustiedot
- päällekkäiset hankinnat
- nopeasti kasvavat ostot yksittäisiltä toimittajilta
- hankintalain kynnysarvoja lähestyvät ostokokonaisuudet
- kustannuspaikka- ja toimialakohtaiset kehityskohteet
- ostamisen ”mädät omenat”, jotka muuten jäisivät piiloon
Asiakkaiden kokemusten perusteella juuri nämä havainnot ovat johtaneet sekä selkeisiin kustannussäästöihin, että parempaan sopimushallintaan.
Miksi hankintatietovaranto on hyvä uutinen myös Ostoanalyysille?
Moni voisi ajatella, että tuleva hankintatietovarannon käyttöönotto vähentää erillisten analyysityökalujen tarvetta. Näen asian päinvastoin.
Hankintatietovaranto luo organisaatioille velvoitteen kerätä ostodataansa. Sama aineisto toimii myös Ostoanalyysin perustana, mutta ostoanalyysi auttaa muuttamaan saman datan raportointivelvoitteesta johtamisen työkaluksi.
Ostoanalyysi hyödyntää samaa aineistoa, mutta rikastaa sitä yhdistämällä ostolaskut myös
- kaikkiin organisaation yksittäisiin sopimuksiin, ei vain kilpailutuksiin
- pienhankinta- ja suorahankintasopimuksiin
- organisaatiohierarkiaan
- kustannuspaikkoihin
- toimialoihin
- muihin asiakkaan luokittelutietoihin
Tämän vuoksi organisaatio saa Ostoanalyysillä huomattavasti kilpailutusdataa syvemmän näkymän ostamisen poikkeamiin, riskeihin ja säästöpotentiaaliin.
Lopuksi
Hankintatietovaranto kertoo mitä on ostettu ja tarjoaa kansallisen kokonaiskuvan.
Ostoanalyysi auttaa hyödyntämään samaa tietoa organisaation oman toiminnan kehittämiseen ja ymmärtämään, onko ostettu sopimuksen mukaisesti, mistä poikkeamat johtuvat ja missä riskit ja säästöpotentiaali piilee.
Ostoanalyysi ei korvaa hankintatietovarantoa. Se toimii käytännössä hankintatietovarannon organisaatiokohtaisena jatkoanalyysina.
Tärkein kysymys ei ole, mitä tietoa tulevaisuudessa julkaistaan.
Tärkeämpi kysymys on: mitä oma ostodata kertoo jo tänään?
Parhaat havainnot omasta ostodatasta kannattaa tehdä itse ennen kuin joku muu tekee ne puolestasi.
Ne organisaatiot, jotka hyödyntävät omaa ostodataansa aktiivisesti, tunnistavat ensimmäisinä säästömahdollisuudet, hankintariskit ja sopimushallinnan kehityskohteet.
Juuri tätä varten Kaisaparin Ostoanalyysi on kehitetty.