Ostoanalyysillä selvää kustannussäästöä
Kiinnostaisiko sinua saada selville ja poistaa organisaatiosi ostojen mädät omenat eli sopimuksettomat ostot, jotka ovat pääsääntöisesti mm. ylikalliita?
”Tehokas hankinta on viisautta”- blogissani avaan sitä, että ostamisen mädät omenat eli organisaation sopimukseton ostaminen on pääsääntöisesti ylikallista, nostaa organisaation vastuuta ja riskejä ja kasvattaa useassa eri tilaus-toimitusketjun vaiheessa myös henkilökunnan työmäärää.
Nyt voin ylpeänä esitellä aiempaa helppokäyttöisemmän, monipuolisemman ja konkreettisemman työkalun eli Kaisaparin Ostoanalyysin.
Kaisaparin Ostoanalyysi yhdistää organisaation datan ostolaskuista, toimittajista ja sopimuksista. Analyysi tuottaa ostoista päivittyvät taulukot ja raportit, jotka osoittavat ostot toimittajittain ja niiden jakautumisen valittujen tiliöintitietojen mukaisesti ja joista voi porautua suoraan tarkempiin sopimus- ja laskulistauksiin esim. halutun toimittajan tai kustannuspaikan osalta. Mutta mikä tärkeintä, analyysi nostaa konkreettisesti esille myös ostamisen mädät omenat ja auttaa konkreettisesti työssä niiden vähentämiseksi!
Havainnekuva Kaisaparin Ostoanalyysin toimittajista, joilla ei ole voimassaolevaa sopimusta
Havainnekuva kertoo, että ketkä ovat valitulla ajanjaksolla organisaation toimittajista (yhteensä 10 kpl, ostoja n. 1,2 ME ja ostolaskuja 41 kpl) ne, kenellä ei ole tarkastushetkellä yhtään voimassaolevaa sopimusta (yhteensä 3 kpl, ostoja 186 532 eur ja laskuja 6 kpl). Lisäksi kuva havainnollistaa, että ketä toimittajia nämä ns. ostamisen mädät omenat ovat, kuinka paljon heiltä on ostettu ja voit suodattaa heitä haluamillasi organisaation tiliöintitiedoilla esim. kustannuspaikka tai tili. Lisäksi saat tarkat laskulistaukset, jotka kertovat, että mitä laskuja kullekin sopimuksettomalle toimittajalle on maksettu ja millaisilla tiliöintitiedoilla.
Kaisaparin Ostoanalyysi on helppokäyttöinen ja konkreettinen työkalu, joka antaa vastaukset mm. seuraaviin kysymyksiin
- Ketkä ovat suurimmat toimittajasi kumulatiivisen euromäärän, sopimusten tai laskujen lukumäärän perusteella valitulla ajanjaksolla joko yhteensä tai mm. jollain tietyllä suodatuksella? Esim. tietyllä tilillä tai kustannuspaikalla?
- Mitä voimassaolevia sopimuksia toimittajillesi löytyy ja kattavatko ne kaikki ko. toimittajan ostot vai sisältääkö ko. toimittajan osto myös ns. ”mätää” sopimuksetonta ostamista?
- Ketkä näistä toimittajistasi ovat sellaisia, joille ei ole tarkastushetkellä olemassa yhtään voimassaolevaa sopimusta (ns. ostojesi mädät omenat)?
- Kuinka paljon heiltä on ostettu, mitä hyödykettä, mitä ostolaskuja heille on maksettu? Miten ostot jakautuvat hankintalain kynnysarvojen suhteessa ja rikotaanko ostamisessa mahdollisesti jopa hankintalakia?
Ostoanalyysi konkretisoi siis ostamisen mädät omenat ja siten mahdollistaa ostojesi tarkemman tarkastelun ja ostamisen saattamisen sopimukselliseksi. Ja mikä parasta; auttaa konkreettisesti alentamaan ostamisen kustannuksia, työmäärää ja riskejä!
Otattehan yhteyttä, niin laaditaan ostoistanne Kaisaparin Ostoanalyysi ja aloitetaan yhteinen matka kohti tehokkaampaa hankintalain periaatteiden mukaista ostamista ilman mätiä omenoita!